Última actualización: 30 de septiembre de 2026.
Esta política explica el tratamiento de información asociado a la integración OAuth «Odoo Email». Complementa la política general de privacidad de Grupo AV Sistemas para las cuestiones específicas de esta integración.
1. Responsable
Responsable: ANTENAVISION SISTEMAS SL
NIF: B48665129
Domicilio: Calle Arane, 21, bajos, 48012 Bilbao, Bizkaia, España
Correo de contacto: [email protected]
2. Finalidad de la integración
Odoo Email se utiliza para autenticar una cuenta Google gestionada por la empresa y enviar desde Odoo comunicaciones transaccionales relacionadas con relaciones comerciales o contractuales, incluidas facturas, documentos asociados y, cuando corresponda, enlaces de pago.
3. Información tratada
La integración trata los datos necesarios para preparar y enviar cada comunicación: dirección de la cuenta remitente; identidad y correo del destinatario; asunto y cuerpo definidos por la plantilla; y la factura adjunta.
La factura puede contener nombre o razón social, NIF u otro identificador fiscal, domicilio de facturación, número y fecha de factura, conceptos, importes, impuestos, datos de pago, referencias contractuales y los demás campos fiscales o comerciales que resulten aplicables.
También se tratan los datos de autorización OAuth necesarios para mantener la conexión con Google.
4. Acceso a Google
La conexión SMTP OAuth utiliza el permiso https://mail.google.com/. Google clasifica este permiso como restringido porque técnicamente permite leer, redactar, enviar y eliminar correo. Odoo Email lo utiliza para autenticar el acceso al servidor SMTP y enviar correo saliente desde Odoo. No proporciona a visitantes o clientes funciones de lectura o gestión del buzón.
5. Base jurídica y uso de la información
El tratamiento se realiza para gestionar la relación contractual o comercial, cumplir obligaciones legales y atender el interés legítimo de la empresa en administrar y acreditar sus comunicaciones y facturación.
La información se utiliza para autenticar la única cuenta empresarial autorizada, preparar y enviar las comunicaciones solicitadas desde Odoo, registrar el resultado técnico del envío y resolver incidencias relacionadas con esa función.
6. Almacenamiento y conservación
El token OAuth se almacena en la base de datos de Odoo mientras la conexión con Gmail permanezca activa. Se invalida o sustituye cuando se revoca o renueva la autorización.
La copia del mensaje enviado se conserva en la cuenta empresarial de Gmail. Odoo no conserva una copia adicional del cuerpo ni de los adjuntos del correo, aparte de la factura y de los registros técnicos necesarios para gestionar el envío.
Las facturas y demás documentación contable se conservan en Odoo durante seis años como criterio mercantil general, sin perjuicio de plazos especiales o superiores que resulten aplicables. Los registros técnicos se conservan únicamente durante el tiempo necesario para operar, proteger y mantener el servicio y atender posibles incidencias.
7. Destinatarios y proveedores
La información se comunica al destinatario elegido para cada envío. Para prestar la función intervienen Google, la plataforma Odoo y Kogniatech SL como administrador y proveedor técnico de Odoo, en la medida necesaria para operar, alojar y mantener la integración.
ANTENAVISION SISTEMAS SL y Kogniatech SL desarrollan esta operativa desde España. Google informa de que mantiene servidores en distintos países y de que la información puede ser procesada fuera del país de residencia. Google declara aplicar las mismas protecciones con independencia del lugar de tratamiento y utilizar los marcos legales de transferencia correspondientes.
8. Seguridad
La conexión con Gmail se realiza mediante OAuth y el envío SMTP utiliza STARTTLS. El acceso administrativo a Odoo y a la cuenta Google se limita a personal autorizado. Se aplican controles de acceso, credenciales individuales, copias de seguridad, actualización de los sistemas y registros técnicos adecuados al riesgo.
9. Uso limitado de datos de Google
El uso y la transferencia a otras aplicaciones de la información recibida de las APIs de Google se ajustan a la Política de datos de usuario de los servicios API de Google, incluidos los requisitos de Uso Limitado.
La información obtenida mediante Google no se utiliza para publicidad, elaboración de perfiles comerciales, venta de datos ni entrenamiento de modelos de inteligencia artificial. El acceso humano se limita a los supuestos necesarios para soporte autorizado, seguridad o cumplimiento de obligaciones legales.
10. Revocación y eliminación
La autorización puede revocarse por un administrador autorizado desconectando el servidor Gmail OAuth en Odoo y retirando el acceso de «Odoo Email» desde la página de conexiones con terceros de la cuenta Google.
La revocación impide nuevos usos de la autorización, pero no elimina por sí misma facturas, asientos u otra documentación que deba conservarse por obligaciones legales o por la relación contractual.
Para solicitar información, ejercer derechos o solicitar la eliminación de datos que no deban conservarse, puede escribirse a [email protected].
11. Derechos y reclamaciones
Las personas interesadas pueden ejercer los derechos reconocidos por la normativa aplicable escribiendo a [email protected] o a Calle Arane, 21, bajos, 48012 Bilbao, Bizkaia, España.
También pueden presentar una reclamación ante la Agencia Española de Protección de Datos.
12. Cambios de esta política
Si cambia el modo en que Odoo Email utiliza datos de Google, esta política se actualizará antes de aplicar el nuevo uso y se solicitará una nueva autorización o consentimiento cuando resulte necesario.